Các hàm đếm trong Excel là những hàm được sử dụng khá phổ biến. Không chỉ ở trường học, những hàm này được sử dụng rất rộng rãi trong công việc thực tế. Và đây cũng là những hàm cơ bản trong Excel bạn cần sử dụng thành thạo. Những hàm này có cách dùng không khó, chỉ cần vài phút thực hành bạn đã có thể hiểu bản chất của mỗi hàm, cũng như cách dùng của từng hàm đếm số lượng trong Excel.
Và trong nội dung bài viết này, Đỗ Bảo Nam Blog sẽ chia sẻ đến bạn toàn bộ thông tin về cách dùng các hàm đếm trong Excel qua ví dụ minh họa. Các hàm đếm bao gồm COUNT, COUNTA, COUNTIF, COUNTIFS và COUNTBLANK. Tùy theo từng yêu cầu cụ thể, bạn có thể lựa chọn một hàm thích hợp. Và cũng tại bài viết này, Đỗ Bảo Nam Blog có chia sẻ file thực hành về các hàm này. Bạn có thể xem video chia sẻ và download file thực hành này ở phía dưới bài viết.
Nội dung chính của bài viết
Video hướng dẫn cách dùng hàm đếm trong Excel qua ví dụ minh họa
Tại video này, Đỗ Bảo Nam Blog chia sẻ về cách dùng của những hàm đếm trực tiếp qua ví dụ minh họa. Trong video mình có chia ra thành nhiều câu hỏi, tương ứng với mỗi câu hỏi là một hàm đếm trong Excel. Đồng thời ở nội dung video, Đỗ Bảo Nam Blog cũng chia sẻ ngắn gọn về cách sử dụng của những hàm đếm này. Mời bạn đón xem video dưới đây:
Cách dùng các hàm đếm trong Excel qua VD minh họa (có link download)
Để bạn có thể hiểu nhanh về cách dùng của những hàm này, Đỗ Bảo Nam Blog đã chuẩn bị sẵn một file Excel thực hành. Bạn có thể download file thực hành này ở phía dưới bài viết. Các kiến thức trong bài viết này đều là những kiến thức Excel cơ bản, do vậy nó sẽ rất phù hợp với những bạn mới làm quen với Excel, hoặc muốn tự học Excel qua các video…
Cách dùng hàm COUNT trong Excel
Hàm COUNT trong Excel là hàm đếm cơ bản nhất. Hàm COUNT dùng để đếm các ô số trong Excel. Có nghĩa là khi bạn muốn đếm các ô số trong Excel, bạn có thể dùng hàm COUNT. Khi đếm số lượng trong Excel, nếu các ô là trống, thì hàm COUNT sẽ bỏ qua.
Công thức hàm COUNT trong Excel
Công thức: COUNT(value1, [value2], …)
Trong đó:
– Value1: Bắt buộc. Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số.
– Value2, …: Tùy chọn. Tối đa 255 mục, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung trong đó bạn muốn đếm số.
Cách dùng hàm COUNT trong Excel qua ví dụ
Trong ví dụ dưới đây, Đỗ Bảo Nam Blog có một bảng điểm học sinh ở dạng rút gọn. Yêu cầu của bài toán là đếm tổng số học sinh đã có điểm trung bình. Với yêu cầu này, bạn có thể dùng hàm COUNT. Khi đọc câu hỏi, bạn cần phân tích rõ câu hỏi. Ở đây, đề bài chỉ yêu cầu đếm tổng số học sinh đã có điểm trung bình. Nghĩa là bạn cần phải dựa vào cột điểm trung bình để đếm. Và dữ liệu trong điểm trung bình là số, do vậy bạn hoàn toàn có thể dùng hàm COUNT trong trường hợp này.
Cách dùng hàm COUNTA trong Excel
Tương tự như hàm COUNT, hàm COUNTA cũng dùng để đếm số lượng trong Excel. Tuy nhiên phạm vi sử dụng của hàm COUNTA rộng hơn. Nếu hàm COUNT chỉ dùng để đếm các ô số không trống, thì hàm COUNTA bạn có thể đếm các chuỗi văn bản… Do vậy trong những trường hợp đếm ô trong Excel thông thường, bạn có thể dùng hàm COUNTA. Và khi dùng hàm COUNTA, hàm này cũng không đếm các ô trống trong Excel.
Công thức hàm COUNTA trong Excel
Công thức: COUNTA(value1, [value2], …)
Trong đó:
– value1: Bắt buộc. Đối số đầu tiên đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm.
– value2, …: Tùy chọn. Các đối số bổ sung đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm, tối đa 255 đối số.
Cách dùng hàm COUNTA trong Excel qua ví dụ minh họa
Cũng trong bảng điểm rút gọn ở trên, câu hỏi thứ hai của file Excel này là dựa vào mã học sinh, hãy đếm số học sinh trong lớp? Khi đọc câu hỏi này, bạn có thể phân tích ngay ra yêu cầu đề bài. Ở đây, bạn cũng đếm số học sinh trong lớp, nhưng dựa vào cột mã học sinh. Và trong cột mã học sinh, nội dung trong các ô này là chuỗi văn bản. Do vậy sử dụng hàm COUNTA trong trường hợp này là hợp lý.
Cách dùng hàm COUNTBLANK trong Excel
Nếu như các hàm đếm trong Excel khác không đếm được các ô trống. Thì hàm COUNTBLANK lại có thể làm được việc này. Có nghĩa là, hàm COUNTBLANK dùng để đếm các ô trống trong Excel. Khi dùng hàm này, những ô nào trống (không có dữ liệu, không có công thức…) sẽ được đếm.
Công thức hàm COUNTBLANK trong Excel
Công thức: COUNTBLANK(range)
Trong đó: Range Bắt buộc. Phạm vi mà từ đó bạn muốn đếm các ô trống.
Cách dùng hàm COUNTBLANK qua ví dụ minh họa
Vẫn trong bảng điểm học sinh rút gọn ở trên, trong bài toán thứ ba này chúng ta cần đếm những học sinh bị thiếu ngày sinh. Không hiểu vì một lý do nào đó mà khi nhập liệu, một số học sinh bị thiếu mất ngày sinh. Và yêu cầu của bài toán là bạn hãy đếm số học sinh này. Khi đọc câu hỏi, bạn phân tích rõ câu hỏi sẽ thấy ngay yêu cầu ở đây là đếm số học sinh nhưng những học sinh này bị thiếu ngày sinh. Những ô ngày sinh ở đây được để trống. Trường hợp này, bạn có thể dùng hàm COUNTBLANK.
Cách dùng hàm COUNTIF trong Excel
Hàm COUNTIF là hàm đếm số lượng có điều kiện trong Excel. Trong trường hợp bạn muốn đếm các ô dữ liệu trong Excel mà có một điều kiện kèm theo, thì bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF. Nếu có nhiều điều kiện, bạn cần phải chuyển sang dùng hàm COUNTIFS. Hàm này bạn có thể đếm các chuỗi văn bản, số… và các ô này phải là không trống.
Công thức hàm COUNTIF trong Excel
Công thức: COUNTIF(range, criteria)
Hay viết một cách dễ hiểu hơn, công thức của hàm COUNTIF có dạng: COUNTIF(Bạn muốn tìm ở đâu?, Bạn muốn tìm giá trị nào?)
Trong đó: range: Vùng chứa các ô muốn đếm. criteria: điều kiện bạn muốn thiết lập dưới dạng một số, kí tự hoặc một logic sẽ chỉ định những giá trị nào sẽ được đếm
Cách dùng hàm COUNTIF qua ví dụ minh họa
Cũng là bảng điểm học sinh ở trên, trong bài toán thứ tư này bạn có thể dùng hàm COUNTIF. Yêu cầu của bài toán là bạn cần phải tính tổng số học sinh có điểm trung bình nhỏ hơn 5. Khi đọc câu hỏi, bạn cần phân tích để tìm ra hướng giải quyết đúng. Trong trường hợp này, yêu cầu của đề bài vẫn là tính tổng số học sinh. Tuy nhiên có một điều kiện kèm theo, đó là bạn chỉ tinish tổng các học sinh có điểm trung bình nhỏ hơn 5. Trường hợp này bạn sử dụng hàm COUNTIF là rất hợp lý.
Cách dùng hàm COUNTIFS trong Excel
Hàm COUNTIFS cũng là hàm đếm có điều kiện trong Excel. Tuy nhiên hàm này thường dùng trong trường hợp có nhiều điều kiện. Có nghĩa là khi bạn đếm trong Excel nhưng thỏa mãn nhiều điều kiện nào đó, bạn có thể dùng hàm COUNTIFS. Còn đối với trường hợp chỉ có một điều kiện, bạn có thể dùng hàm COUNTIF. Hai hàm này chỉ khác nhau ở chữ “S”, mà chữ “S” trong tiếng Anh có nghĩa là số nhiều.
Công thức hàm COUNTIFS trong Excel
Công thức: COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…)
Trong đó:
– criteria_range1: Bắt buộc. Phạm vi thứ nhất trong đó cần đánh giá các tiêu chí liên kết.
– criteria1: Bắt buộc. Tiêu chí dưới dạng một số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc văn bản để xác định những ô nào cần đếm. Ví dụ: tiêu chí có thể được biểu thị là 32, “>32”, B4, “táo” hoặc “32”.
criteria_range2, criteria2, … Tùy chọn. Những phạm vi bổ sung và tiêu chí liên kết của chúng. Cho phép tối đa 127 cặp phạm vi/tiêu chí.
Cách dùng hàm COUNTIFS qua ví dụ minh họa
Vẫn sử dụng bảng điểm rút gọn ở trên, yêu cầu của bài toán số 5 này là bạn cần tính tổng số học sinh nam có điểm trung bình nhỏ hơn 5. Đọc thoáng qua câu hỏi nhiều bạn ngỡ rằng có thể dùng hàm COUNTIF. Tuy nhiên khi phân tích kỹ câu hỏi, ở đây bạn sẽ thấy có 2 điều kiện. Và bạn vẫn tính tổng số học sinh, nhưng phải thỏa mãn 02 điều kiện. Đó là học sinh đó phải là học sinh nam, và chỉ tính những học sinh có điểm trung bình nhỏ hơn 5. Trường hợp này bạn có thể dùng hàm COUNTIFS như hình dưới đây:
Download file thực hành các hàm đếm trong Excel
Qua các ví dụ minh họa ở trên, chắc chắn bạn đã biết cách sử dụng của những hàm này. Tùy theo từng yêu cầu cụ thể, bạn có thể lựa chọn một hàm phù hợp. Trong ví dụ ở trên, Đỗ Bảo Nam Blog chỉ lấy ví dụ cơ bản dùng các hàm đếm này một cách độc lập. Và trong thực tế, nhiều khi bạn cần phải dùng kết hợp với những hàm khác. Do vậy, việc nắm được cánh dùng và khi nào cần dùng những hàm này là rất quan trọng.
- Hàm COUNT: Đếm ô số, không trống.
- Hàm COUNT: Đếm số ô không trống trong một phạm vi.
- Hàm COUNTBLANK: Đếm các ô trống
- Hàm COUNTIF: Đếm có 1 điều kiện
- Hàm COUNTIFS: Đếm có nhiều điều kiện
Và để bạn có thể trực tiếp xem nội dung bài tập mà mình đã làm trong video, dưới đây Đỗ Bảo Nam Blog sẽ chia sẻ file này. Bạn có thể click vào link dưới đây để tải file về máy tính. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết!
