Căn chỉnh lề trong Word theo đúng chuẩn là một thao tác rất thường gặp khi soạn thảo văn bản. Đặc biệt đối với các bạn thường xuyên soạn thảo các văn bản hành chính, thì việc căn lề chuẩn trong văn bản hành chính là rất quan trọng. Vậy, đâu là kích thước chuẩn khi canh lề? Và trên các giao diện Word khác nhau, thao tác này được thực hiện như nào?
Trong nội dung bài viết này, Đỗ Bảo Nam Blog sẽ chia sẻ cho bạn những thông tin đầy đủ, chính xác về cách căn lề chuẩn trong Word trên mọi phiên bản. Do vậy, dù bạn đang sử dụng Office 2010, 2013, 2016, 2019, 2021… hay thậm chí cả trên Word 2003, thì bạn đều có thể làm được.
Nội dung chính của bài viết
Quy định căn lề chuẩn trong Word cho văn bản hành chính
Dưới đây là quy định căn lề chuẩn được áp dụng theo thông tư số 01/2011/TT-BNV. Đây là quy định chuẩn áp dụng trên các văn bản hành chính dành cho khổ giấy A4 có kích thước 210 mm × 297 mm. Cụ thể kích thước thước chuẩn như sau:
- Lề trên: cách mép trên khổ giấy từ 20 – 25 mm;
- Lề dưới: cách mép dưới khổ giấy từ 20 – 25 mm;
- Lề trái: cách mép trái khổ giấy từ 30 – 35 mm;
- Lề phải: cách mép phải khổ giấy từ 15 – 20 mm.
Đây là kích thước theo tiêu chuẩn căn lề văn bản hành chính. Vì vậy, trên mọi phiên bản Word, bạn đều áp dụng theo đúng chuẩn này. Và đơn vị đo ở trên là mm. Nếu giao diện Word của bạn đang là đơn vị inch, bạn hãy đổi đơn vị trong Word sang cm, hoặc mm.
Hướng dẫn cách căn chỉnh lề trong Word theo chuẩn qua video
Trong video này, Đỗ Bảo Nam Blog thực hiện trên phiên bản Word 2019. Tuy nhiên, với giao diện Word các phiên bản từ 2013, 2016, 2019, 2021… đều tương tự nhau. Riêng đối với phiên bản Word 2007 và 2010, tuy giao diện hơi khác, nhưng các bước bạn thực hiện đều giống nhau. Bạn có thể tham khảo nhanh các bước canh lề văn bản theo video dưới đây:
Hướng dẫn cách căn lề chuẩn trong Word trên các phiên bản
Các phiên bản Office mới đều có giao diện tương đối giống nhau. Do vậy, thao tác để căn chỉnh văn bản đều giống nhau. Đặc biệt trên các phiên bản Word 2013, 2013, 2019, 2021…, giao diện phần mềm khá giống nhau. Vì vậy dưới đây, Đỗ Bảo Nam Blog sẽ chia thành các nhóm gồm:
Căn lề chuẩn trong Word 2013, 2016, 2019, 2021…
Đây là các phiên bản Word được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Và nếu bạn đang dùng các bản Office này, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Click vào Layout – Margins – Custom Margins
Bạn thực hiện khá đơn giản. Bạn chỉ cần click chuột trái vào Layout trên menu. Sau đó, bạn chọn Margins, và click tiếp vào Custom Margins ở dưới cùng.
Bước 2: Chỉnh kích thước căn lề chuẩn cho văn bản
Khi cửa sổ Page Setup hiện ra, bạn sẽ được chọn mặc định tab Margins. Tại tab này, bạn thiết lập kích thước căn lề văn bản theo đúng chuẩn ở trên. Sau đó, bạn click chuột vào OK.
Trong trường hợp bạn muốn thiết lập căn lề văn bản chuẩn cho các file Word sau này, bạn hãy click vào nút Set As Default. Sau đó, khi thông báo hiện ra, bạn click vào Yes.
Căn lề chuẩn trong Word 2007 và Word 2010
Đối với 02 phiên bản Word này, tuy giao diện hơi khác so với các phiên bản mới hơn. Nhưng, các bước bạn thực hiện hoàn toàn tương tự. Bạn vẫn làm đúng theo 02 bước ở trên:
- Bước 1: Click vào Page Layout – Margins – Custom Margins
- Bước 2: Tùy chỉnh kích thước căn chỉnh lề văn bản theo chuẩn
Riêng tại bước 1, điểm khác duy nhất là bạn click vào Page Layout. Còn các phiên bản Word mới hơn, Microsoft chỉ đặt tên ngắn gọn là Layout.
Cách căn chỉnh lề văn bản trong Word 2003
Đây có lẽ là phiên bản “đồ cổ” ở thời điểm hiện tại. Vì hiện nay, phiên bản Word 2003 đã gần được 20 năm tuổi. Và nếu vài năm tới, chắc sẽ không còn máy tính nào cài phiên bản này. Tuy nhiên, với một số máy tính cũ, máy tính cấu hình thấp, nhiều người vẫn lựa chọn bản này vì nó nhẹ. Và nếu bạn là một trong số ít, thì cách căn lề trong Word 2003 bạn thực hiện như sau:
- Bước 1: Click vào File trên menu, chọn Page Setup
- Bước 2: Trong tab Margins, bạn thiết lập kích thước căn chỉnh văn bản. Sau đó chọn OK.
Và như vậy trên đây là những nội dung chi tiết về cách căn lề trong Word. Dù bạn dùng phiên bản Office nào, thì bạn vẫn thực hiện theo 02 bước cơ bản. Ngoài ra, trong một số trường hợp, nếu bạn không cần căn lề văn bản theo đúng chuẩn, bạn có thể chọn một kích thước khác theo nhu cầu. Cảm ơn bạn đã đọc bài!
