Ngày nay, việc sử dụng phần mềm Microsoft Word để soạn thảo văn bản là một công việc dường như không thể thiếu đối với những người làm nơi văn phòng công sở, hoặc đối với các bạn học sinh sinh viên cũng như để phục vụ những nhu cầu cá nhân của nhiều người. Tuy nhiên khi soạn thảo văn bản, việc căn chỉnh lề trong Word như nào cho chuẩn theo quy định thì không nhiều người biết đến, thậm chí nhiều bạn cũng chưa biết các bước canh chỉnh lề như nào. Vì vậy ở bài viết này, Đỗ Bảo Nam Blog sẽ hướng dẫn các bạn cách căn lề chuẩn trong Word theo quy định của Bộ nội vụ, và áp dụng đối với khổ giấy A4 cho tất cả các phiên bản của phần mềm Microsoft Word.
Nội dung chính của bài hướng dẫn cách căn lề trong Word
- Quy định căn lề chuẩn trong Word
- Thao tác căn lề trong Word 2007 trở lên
- Thao tác căn lề trong Word 2003
Quy định căn lề chuẩn trong Word của Bộ nộ vụ
Theo thông tư số: 01/2011/TT-BNV Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Trong đó có hướng dẫn, quy định về tiêu chuẩn định lề trong văn bản (đối với khổ A4 210 mm × 297 mm) như sau:
- Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
- Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;
- Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;
- Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.
Tuy nhiên theo mặc định của phần mềm Microsoft Word ở tất cả các phiên bản, đơn vị đo sẽ là inches. Do đó, để căn lề theo đúng đơn vị là cm hoặc mm, các bạn cần phải thực hiện thêm một bước nữa đó là đổi đơn vị đo trong Word. Các thao tác đổi đơn vị đo các bạn thực hiện như sau: Các bạn vào File, chọn Option, sau đó chọn tab Advanced và các bạn kéo chuột xuống nội dung phía dưới phần Display, các bạn chọn đơn vị đo là mm hoặc cm tùy ý trong box Show measurements in units of, và cuối cùng bạn nhấp chuột vào nút OK để lưu lại các thao tác vừa rồi.
Cách căn lề trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 và các phiên bản cao hơn
Sở dĩ mình để gộp các phiên bản này lại với nhau vì thao tác thực hiện canh lề tương tự nhau. Và ở bài viết này, mình sẽ chụp hình minh họa trên phiên bản Word 2016 – một trong những phiên bản rất thịnh hành tại thời điểm hiện tại. Để căn chỉnh lề trong Word các phiên bản này, đầu tiên các bạn click chuột vào tab Layout trong thanh Ribbon, sau đó chọn Margins và chọn Custom Margins. Một cửa sổ Word mới hiện ra, các bạn điều chỉnh thông số căn lề chuẩn theo như quy định ở trên, sau đó các bạn nhấp chuột vào OK để lưu lại. Trong trường hợp các bạn muốn set mặc định căn lề cho tất cả các trang văn bản Word về sau, các bạn có thể nhấp chuột vào Set As Default và chọn Yes để đặt căn lề mặc định cho Word.
Cách căn lề trong Word 2003
Đối với phiên bản Word 2003 thì giao diện hơi khác một chút, do đó cách căn lề trong Word 2003 cũng hơi khác so với các phiên bản cao hơn. Ban đầu, nếu như phần mềm Word 2003 của các bạn chưa đổi đơn vị đo sang cm hoặc mm, các bạn cần thêm một thao tác đổi đơn vị đo. Cách làm các bạn thực hiện như sau: Vào Tools, chọn Options, sau đó Vào tab General, chọn Measurement Units là Centimeter và nhấn OK.
Sau khi đã đổi đơn vị đo trong Word 2003 sang đơn vị mới là cm hoặc mm, các bạn có thể căn chỉnh lề theo đơn vị này một cách dễ dàng. Các bạn chỉ cần thực hiện như sau: Vào File, chọn Page Setup. Một cửa sổ hiện ra các bạn chỉnh sửa lại các thông số lề trên (Top), lề dưới (Bottom), lề trái (Left), lề phải (Right) theo ý muốn và nhấn OK để lưu lại. Về hình ảnh của cách căn lề trong Word 2003, các bạn vui lòng tham khảo tại video phía trên để nắm rõ hơn.
