Trong các bài tập Excel tổng hợp, việc sắp xếp thứ tự trong Exel là một trong những bài toán rất thường gặp. Không những vậy, trong thực tế việc sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay giảm dần cũng rất thường gặp. Đây là một tính năng rất hữu ích trong Excel giúp bạn dễ dàng sắp xếp các dòng dữ liệu trong Excel theo ý muốn.
Cũng giống như cách sắp xếp tên theo abc trong Excel, việc sắp xếp theo thứ tự tăng hoặc giảm dần cũng hoàn toàn tương tự. Điểm khác duy nhất chỉ là kiểu dữ liệu. Nếu như sắp xếp theo tên, thì dữ liệu sẽ được sắp xếp theo chữ cái. Có nghĩa là kiểu dữ liệu là kiểu Text. Còn khi bạn lấy theo thứ tự, thì kiểu dữ liệu sẽ khác, đó thường là kiểu số. Vậy việc này có khó không? Chắc chắn là không. Và trong nội dung dưới đây, Đỗ Bảo Nam Blog sẽ chia sẻ chi tiết để bạn có thể dễ dàng sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong Excel, hoặc giảm dần theo ý muốn.
Video cách sắp xếp thứ tự trong Excel tăng hoặc giảm dần
Với các phiên bản Excel khác nhau, việc làm này sẽ hoàn toàn tương tự nhau. Vì vậy, việc bạn sử dụng phiên bản Excel nào không quan trọng. Bởi phiên bản nào cũng được Microsoft hỗ trợ tính năng này.
Ví dụ trong video này, Đỗ Bảo Nam Blog đang dùng phiên bản Excel 2019. Nếu bạn dùng Excel 2013, 2016 hay các phiên bản cũ hoặc mới hơn, thì thao tác thực hiện sẽ tương tự nhau. Xét về giao diện, thì các phiên bản Excel từ 2013 trở đi có giao diện tương đối giống nhau. Do vậy, các thao tác bạn thực hiện sẽ hoàn tương tự nhau.
Khi sắp xếp theo thứ tự giảm dần hay tăng dần trong Excel, điều quan trọng là bạn cần chọn đúng dữ liệu cần sắp xếp. Ví dụ nếu bạn chỉ thực hiện trên một cột độc lập nào đó, thì bạn chỉ cần chọn dữ liệu là cột đó. Nhưng nếu trong bảng tính có nhiều cột liên quan đến nhau, thì bạn cần phải chọn dữ liệu của cả bảng. Khi đó, các dữ liệu liên quan mới được sắp xếp thay đổi theo.
Hướng dẫn cách sắp xếp thứ tự trong Excel qua ảnh minh họa
Nếu bài toán yêu cầu bạn cần phải sắp xếp theo thứ tự tăng hoặc giảm dần trong Excel, thì việc này được thực hiện khá đơn giản. Chỉ với 2 bước thực hiện, bạn có thể nhanh chóng hoàn thành yêu cầu này. Chỉ cần xác định dữ liệu cần được sắp xếp, các bước bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn dữ liệu cần sắp xếp. Nếu dữ liệu của bạn chỉ là một cột độc lập nào đó, thì bạn chỉ cần bôi đen cột đó là đủ. Nhưng, nếu dữ liệu của bạn là một bảng gồm nhiều cột và dữ liệu có liên quan đến nhau giữa các cột, thì bạn cần phải bôi đen toàn bộ nội dung của bảng. Nếu bạn không chọn toàn bộ bảng, thì sau khi sắp xếp, dữ liệu trong bảng sẽ không đúng.
Bước 2: Sắp xếp thứ tự trong Excel. Sau khi thực hiện xong bước 1, bạn click vào Data trên menu, và chọn Sort. Khi đó, bạn sẽ thấy có một cửa sổ Sort hiện ra. Tại cửa sổ này, bạn cần chọn Sort by là cột cần sắp xếp. Chọn Sort on là Cell Values (sắp xếp theo giá trị). Và cuối cùng, nếu bạn muốn sắp xếp theo thứ tự tăng dần, bạn chọn Order là Smallest to Largest. Và ngược lại, nếu bạn muốn sắp xếp theo thứ tự giảm dần, bạn chọn Order là Largest to Smallest. Sau đó bạn click chuột vào OK để Excel tự động sắp xếp theo thứ tự mà bạn đã thiết lập.
Hình ảnh minh họa các bước sắp xếp thứ tự trong Excel thực tế
Trong ảnh này, Đỗ Bảo Nam Blog đã đánh số các thứ tự tương ứng với 02 bước ở trên. Bạn chỉ cần để ý mình đang cần sắp xếp theo thứ tự tăng dần; hoặc giảm dần để thiết lập cho đúng. Các bước bạn có thể xem trực tiếp trong ảnh minh họa bên dưới:
Như vậy trên đây là những hướng dẫn cách sắp xếp theo thứ tự trong Excel. Bạn lưu ý nếu tại Bước 1 bạn bôi đen cả phần tiêu đề cột, thì bước 2 bạn cần phải check vào My data has headers. Ví dụ trong bảng bạn nhìn trong ảnh, tiêu đề là Mặt hàng, NCC, Số lượng… Và mình chỉ bôi đen dữ liệu, bỏ lại phần tiêu đề này. Vì vậy, mình không cần check vào My data has headers.
Trong trường hợp bài toán yêu cầu sắp xếp theo thứ tự ABC, thì bạn cần phải chọn đúng cột. Sau đó phần Sort On bạn vẫn chọn là Cell Values. Và phần Order bạn có thể chọn A to Z hoặc Z to A tùy theo nhu cầu.
